Tulisan ini dibuat untuk menjawab banyak pertanyaan yang diajukan kepada saya perihal beasiswa studi visit yang saya peroleh pada tahun 2010 kemarin, Study Visits/Study Seminars and Practical for Groups of Foreign Student to Germany Scholarship. Beasiswa ini cenderung kurang begitu dikenal dibandingkan dengan beasiswa DAAD lainnya seperti master's sholarship for public policy and good governance (PPGG) atau beasiswa master dan PhD lainnya. 

Beasiswa ini sangat direkomendasikan bagi kelompok mahasiswa yang ingin memperdalam bidang ilmunya sekalian mengenal Jerman lebih dekat dalam kunjungan singkat. Selain kunjungan ke beberapa universitas yang mengundang, pihak DAAD juga menyiapkan tour ke beberapa tempat yang membuat kita dekat dengan Jerman. Kunjungan paling banyak tentu saja museum. Dalam sehari, kami bisa mengunjungi dua sampai tiga museum atau bangunan bersejarah lainnya. Teman saya sampai mengatakan bahwa kunjungan ini semacam 'Tour de museums'. Selain museum kami juga mengunjungi istana, kastil, dan menonton banyak pertunjukan seni.

Beasiswa ini ditujukan untuk sekelompok mahasiswa (S1, S2, maupun S3) untuk melakukan kunjungan ke Jerman dalam rangka tukar informasi dan pengetahuan terkait dengan topik tertentu.  Grup terdiri dari minimal 10 orang dan tidak lebih dari 15 orang dengan satu orang dosen pembimbing. Lebih lanjut, bisa dilihat di laman DAAD Jakarta http://www.daadjkt.org/index.php?scholarships.

Tim UGM di depan kantor DAAD Bonn

Saya dan grup  mendaftar beasiswa ini dua kali. Alhamdulillah kami mendapatkan beasiswa ini pada aplikasi kedua. Pada proses pendaftaran yang pertama, kami melakukan beberapa kesalahan sehingga aplikasi kami tidak diterima, yaitu : 

1. Kami belum mendapatkan invitation letter dari universitas di Jerman, padahal invitation letter dari pihak Jerman mutlak adanya. 

2. Anggota tim kami berasal dari dua universitas yang berbeda. Kemudian, jurusan dari anggota tim pun bervariasi. Bahkan dosen pembimbing kami berasal dari jurusan yang berbeda dengan jurusan semua anggota tim. Beasiswa ini ditujukan untuk mahasiswa dalam satu universitas. Beda jurusan bukan masalah asal masih nyambung dengan tema utama. 

3. Tema kami adalah budaya. Padahal tujuan beasiswa ini adalah akademis. Jadi tema kami tidak nyambung. Kegiatan budaya sebaiknya hanyalah kegiatan sampingan jika anda memang tidak berasal dari jurusan seni.

4. Kami mencantumkan biaya pesawat dalam aplikasi. Padahal jelas-jelas DAAD tidak mengkover  biaya international trip. 

5. Waktu mendaftar kami mepet. Pastikan untuk mengirimkan berkas ke DAAD Jakarta satu bulan sebelum jadwal yang tertera pada website mereka karena jadwal yang tertera di sana adalah deadline untuk DAAD Bonn (Sekarang sudah ada keterangan deadine untuk DAAD Jakarta. Namun tetap saja jangan mendaftar di waktu-waktu akhir). 

Setelah kegagalan di tahun sebelumnya, tahun berikutnya kami berencana mendaftar kembali dengan persiapan yang lebih matang. Ada tiga waktu tenggat pendaftaran beasiswa ini, namun kami memilih untuk mendaftar Bulan November tahun itu untuk keberangkatan tahun depan. Jadi aplikasi ke DAAD jalan, proposal jalan. Kami punya waktu sekitar satu tahun untuk mempersiapkan aplikasi beasiswa ini. 

Hal pertama yang dilakukan adalah menghubungi universitas-universitas di Jerman. Kami mengirimkan banyak sekali proposal kami kepada universitas-universitas di Jerman yang sesuai dengan tema yang kami usung pada waktu itu, yaitu "Difabel". Apabila ditolak karena tema yang tidak sesuai, minta kontak ke mereka universitas maupun institut lainnya yang kira-kira memiliki program studi atau dosen lainnya yang memiliki minat di bidang tersebut. Kami mendapatkan kontak dosen jurusan Human Science Cologne University atas rekomendasi dosen dari Humbold University. Minta kontak dari dosen-dosen yang pernah kuliah di Jerman terkait dengan profesor atau universitas yang sesuai dengan tema. Alamat email ini juga bisa didapat dengan googling universitas-universitas di Jerman dan melihat minat penelitian para profesor di sana. Satu hal yang perlu diperhatikan adalah konsultasi dengan dosen di Jerman pemberi invitation letter tersebut waktu yang sesuai untuk berkunjung di sana. Waktu yang kami ambil kemarin salah, yaitu awal Maret yang ternyata adalah musim liburan, sehingga presentasi kami hanya dihadiri oleh para dosen dan asistennya. Kami hanya sedikit bertemu mahasiswa Jerman. Padahal pada waktu itu kami sudah merencanakan "Malam Indonesia" yang meriah di sana.

Kedua, DAAD akan berusaha memenuhi semua keinginan kita yang tertera di rencana kegiatan dan kunjungan yang tertera dalam form aplikasi. Jadi pastikan untuk googling tempat-tempat apa saja yang ingin dikunjungi di kota-kota yang menjadi tujuan kunjungan. Dulu, kami merencanakan mengunjungi Wundtz Museum di Leipzig dan Chocholate Museum di Cologne dan tadaaa.... DAAD mewujudkannya untuk kami. Akan ada pula city tour dan menikmati dinner makanan lokal Jerman di tiap kota. DAAD akan menyediakan satu tour guide dan minibus untuk rombongan. Jadi buatlah jadwal yang masuk akal untuk dilakukan dalam waktu maksimal 12 hari termasuk perjalanan dan istirahat.

Ketiga, untuk urusan dana, ini yang paling sulit sebenarnya. Kita berurusan dengan jumlah uang ratusan juta rupiah. Saya juga tidak tahu bagaimana agar proposal dana bisa tembus. Menurut saya, sebaiknya yakin dulu bahwa dana tersbeut akan ada di tangan saat aplikasi kita diterima DAAD. Jadi dulu kalau tidak salah, kami menuliskan bahwa dana roundtrip ticket akan menjadi tanggungan kami masing-masing. Pencarian proposal memang lebih baik dilakukan di awal kegiatan. Lebih banyak waktu. Dulu kami pun mencari dana mulai dari awal. Alasan kami sederhana, kalau kami tidak mendapatkan beasiswa ini, kami akan tetap mengirimkan wakil kami ke Jerman. Walaupun hanya satu atau dua orang, atas nama tim. Jadi kami memang bertekad keras kami harus dapat uang, minimal untuk satu orang ke sana. Namun saat award letter dari DAAD sudah di tangan, proposal dana kita bisa lebih berbicara. Dulu, sponsor banyak berdatangan kepada kami kira-kira dua minggu sebelum keberangkatan, di saat-saat kami sudah hampir putus asa.

Mungkin kalau mau memberi saran untuk proposal dana, pilihlah orang yang tepat untuk melakukan upaya pencarian dana ini. Bagi tim menjadi tiga, sub tim satu untuk mengurusi riset, sub tim dua untuk mengurusi dana, dan sub tim tiga untuk kegiatan budaya atau apa pun yang akan dipertunjukan di Jerman. Perhatikan bahwa pembagian ini tidak mengikat, jadi saat satu sub tim butuh bantuan, yang lain bisa tetap membantu. Dulu, pada awalnya saya masuk ke tim riset. Setelahh tinggal penulisan laporan, saya akhirnya membantu tim budaya yang tersendat-sendat. Setelah tim budaya oke, saya masuk ke tim dana. Pada saat itu saya bertugas untuk mencari sponsor via email. Tiga orang teman yang lain bahkan sempat menetap di Jakarta beberapa waktu agar lebih mudah jika ada audiensi dengan perusahaan-perusahaan di Jakarta. Jumlah tim yang paling banyak sebaiknya di bagian pencarian dana. Bagian ini yang paling berat. Pastikan bahwa orang-orang yang berada di tim ini ialah orang-orang yang pandai merayu dan mampu mempengaruhi orang, baik melalui lisan maupun tulisan. Beruntungnya tim kami, kami memiliki orang-orang semacam ini. Bahkan kami mendapatkan nasi gratis sewaktu makan malam di satu Restoran Indonesia di Cologne setelah satu orang anggota tim kami berbicara berdua dengan pemilik restoran tersebut. Entah apa yang mereka perbincangkan. Saya tidak tahu. 

Saya tidak punya rekomendasi siapa-siapa saja sponsor yang potensial untuk program ini. Coba googling semua perusahaan, instansi pemerintah maupun BUMN yang kira-kira sesuai dengan tema yang diusung. Dulu, beberapa perusahaan sempat menolak proposal yang saya ajukan karena tema kami yang tidak sesuai dengan perusahaan mereka. 

Keempat, jaga kesolidan tim. Beberapa orang sempat menghubungi saya, baik via email, sms, maupun milis beasiswa yang saya ikuti perihal beasiswa ini. Beberapa bahkan saya ikuti prosesnya dari awal. Sayangnya, ketika saya menanyakan kabar, tim-tim tersebut bubar karena ditinggalkan anggotanya. Memang susah mengumpulkan banyak orang dalam satu kegiatan bersama dalam waktu yang cukup lama. Percayalah, konflik yang kami alami dulu juga banyak sekali. Anggota tim kami pun datang dan pergi. Kegiatan masing-masing orang cukup banyak, ada yang bekerja, kuliah, punya usaha, les, atau kegiatan lainnya. Pastikan komitmen tiap orang di awal. Pastikan juga bahwa minimal ada satu orang yang tetap konsisten dengan kegiatan ini, jadi saat ada anggota tim yang kembali, mereka menemukan rumah (aka satu orang tersebut).

Sejujurnya, menjaga komitmen inilah yang lebih sulit dibandingkan mencari dana. Untungnya sebagian besar anggota tim kami adalah asisten program di Pusat Studi Jerman, sehingga kami memiliki tempat yang tetap untuk berkumpul. Kami sudah terbiasa berkumpul minimal satu minggu sekali. Selain itu, karena telah bekerja bersama selama lebih dari satu tahun, kami jadi tahu ritme kerja masing-masing. Siapa bagus mengerjakan apa? Apa kebiasaan buruk anggota tim lainnya yang harus diwaspadai? Apa keunggulan dari tiap-tiap orang? Manfaatkan keunggulan masing-masing anggota tim dan hindari egoisme pribadi yang berlebihan. Namun jangan juga terlalu toleran. Mungkin ini saran agar tim tetap solid.

Beberapa pertanyaan yang dikirimkan kepada saya terkait beasiswa ini sudah saya rangkum di FAQ Beasiswa DAAD.

Semoga sukses dan selamat jalan-jalan sambil belajar di Jerman.

Tim UGM di Jembatan Sungai Rhein membelakangi Cologne Cathedral